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TESORERÍA

TRÁMITES Y SERVICIOS

 

FACTURACIÓN


De acuerdo a la RESOLUCIÓN 1465 DE 2013 (27 de diciembre) "Por la cual se adopta el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia"

La solicitud para la expedición de facturas o cuentas de cobro, se hará mediante solicitud escrita de los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o de administración y control de espacios, dirigida al Tesorero o quien haga sus veces, y en su ausencia el Jefe de Unidad o quien haga sus veces.

Cuando se efectúen ventas de bienes y servicios o alquiler de espacios sin contrato o convenio en una cuantía igual o inferior a un (1) SMMLV, se harán de estricto contado. No obstante, a juicio de los funcionarios responsables señalados en el artículo 10 del presente reglamento, de tratarse de un tercero con quien se ha establecido una relación constante de ventas a crédito, no aplicará esta restricción.

DOCUMENTOS REQUERIDOS.

De acuerdo con el origen de la obligación, los documentos que se requieren para el otorgamiento del plazo de pago y la expedición de facturas o cuentas de cobro son los siguientes:

- Para personas Jurídicas:

    - Documento de compromiso firmado por el representante legal de la entidad o quien éste delegue. En este último caso, se debe adjuntar documento donde conste dicha delegación.
    - Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio con fecha inferior o igual a noventa (90) días calendario a su presentación.
    - Documento con el nombre, número telefónico y correo electrónico del funcionario encargado de tramitar el pago de la entidad a la cual se le va a expedir la factura.
    - Copia del registro presupuestal, si se trata de una entidad pública.

- Para personas Naturales:

    - Copia documento de identidad del deudor
    - Documento suscrito por el deudor el cual debe contener nombre, dirección de domicilio, números telefónicos y correo electrónico para efectos de notificaciones. Este documento deberá tener las autorizaciones a que hace referencia la ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios para el uso y custodia de datos personales.
    - Pagaré en blanco y carta de instrucciones suscritos por la persona natural.
    - Certificación laboral o en caso de trabajador independiente, certificación expedida por contador público, en la cual conste ingresos mensuales superiores a tres (3) veces el valor de la deuda. Ambos documentos deben contar con vigencia no mayor a 30 días.
    - Por la venta de bienes y servicios, arrendamiento o alquiler de espacios, en virtud de un contrato o convenio:
    - Copia del documento donde conste el acuerdo de voluntades y, salvo en arrendamiento o alquiler de espacios, constancia del director de proyecto que indique que la Universidad cumplió con la venta del bien y/o servicio.

Serán responsables de efectuar la gestión de cobro preventivo y persuasivo los jefes de área, directores de proyectos, los supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad y/o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios, administración y control de espacios o que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso. De acuerdo con el instructivo seguimiento de cartera. http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/docs/TES_6_IN_seguimiento_cartera_venta.pdf

ARCHIVOS ANEXOS

FORMATO: AUTORIZACIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES PARA LA VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
FORMATO: COMPROMISO PERSONA JURÍDICA
FORMATO: PAGARÉ PARA VENTA DE BIENES Y SERVICIOS PERSONA NATURAL RESOLUCIÓN 1465 DE 2013 (27 de diciembre) "Por la cual se adopta el Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia"




LEGALIZACIONES

PROCEDIMIENTO: Legalizar avances y cajas menores

Tomado de Página Gerencia Universidad Nacional de Colombia: Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera.
http://gerencia.unal.edu.co/ 

DEFINICIONES:

1. Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios

2. Caja Menor: Fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.

3. Legalización de avances: Trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos exigidos en el estatuto tributario, para la respectiva revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas. 

4. SGF - QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.

5. Entrada de almacén: Documento que genera el SGF – QUIPU con el ingreso al Almacén General de los bienes que adquiere la Universidad Nacional de Colombia o de aquéllos que le han sido asignados para su administración y control.

CONDICIONES GENERALES:

    Los avances por todo  concepto deberán ser legalizados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del objeto del avance, o del vencimiento del plazo establecido, en los casos de adquisición de bienes o servicios.

    La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se hará en las fechas que establezca la Rectoría en la Resolución anual de creación de cajas menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos.

    Los docentes, administrativos y contratistas a quienes se les concedan avances, serán responsables fiscal, pecuniaria y disciplinariamente por el manejo de los recursos entregados y por incumplimiento de la legalización oportuna. 

    Cada avance y legalización son independientes y los datos corresponden exclusivamente a la comisión adelantada.

    Los gastos internacionales se liquidarán con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se registró presupuestalmente el gasto.

    No se realizarán reconocimientos de recursos por los mayores valores legalizados que resulten por la diferencia en cambio.

    Todo avance deberá ser legalizado en el SGF - QUIPU antes del día 31 de diciembre del año en que ha sido girado, con excepción de los siguientes casos: a) Para el cumplimiento de actividades académicas o administrativas impostergables, para lo cual el ordenador del gasto indicará en el respectivo acto administrativo los motivos para extender el plazo, así como la fecha en que se deberá llevar a cabo la legalización; b) Cuando los avances no legalizados no se alcancen a informar al área de nómina, dentro de las novedades de nómina del cierre del mes de diciembre, y por consiguiente no se apliquen los respectivos descuentos. En este caso, se tendrá como soporte el oficio de entrega de las novedades para que sean aplicados en el mes de enero del siguiente año y se informará a la Oficina Nacional de Control Interno Disciplinario para lo de su competencia. 

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Normatividad asociada al procedimiento Legalizar avances y cajas menores

    Estatuto Tributario art. 617, Requisitos de la Facturas de Venta.
    http://estatuto.co/?e=436

    Resolución No. 1566 de 2009 de Rectoría. “Por la cual se deroga la resolución No. 079 del 28 de enero de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia”.
    http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=36370

    Resolución No. 40 de 2010 de Rectoría, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría No. 1566 del 14 de octubre de 2009”.
    http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=36921

    Resolución No. 1722 de 2010 de Rectoría. “Por la cual se establecen disposiciones para el manejo de las cajas menores en la Universidad Nacional de Colombia”.
    http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=38930