Escudo de la República de Colombia


TRÁMITES Y SERVICIOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA





El trámite que usted deberá adelantar como solicitante es el siguiente:


  • 1. Verifique si la contratación que va a solicitar está relacionada con temas de informática y comunicaciones, adquisición de material bibliográfico impreso, elementos de seguridad industrial o de salud ocupacional, equipos de laboratorio, publicación de avisos con uso de imagen institucional. En caso afirmativo, solicite la expedición de las autorizaciones o directrices técnicas previas a que haya lugar, según lo establecido en el Manual de Convenios y Contratos.

  • 2. Para contrataciones cuyo valor supere los 160 SMLMV, adelante el estudio de mercado, según Guía Estudio de Mercado, y con base en lo concluido, previo a la invitación, solicite el CDP en el Formato Solicitud de CDP. U-FT-12.002.003 - Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal U-GU-12.002.002 - Elaboración de estudio de mercado.

  • 3. Elabore la invitación en el Formato Invitación directa a presentar oferta para orden contractual, y envíelo por escrito, vía correo electrónico o vía fax, a los posibles proveedores que pueden ofrecer el bien o servicio requerido. U-FT-12.002.001 - Invitación directa a presentar oferta para orden contractual.

  • 4. Evalué la(s) oferta(s) escrita(s) recibida(s), según los requisitos establecidos en la invitación, gestione la emisión de concepto técnico (si aplica), seleccione la oferta más favorable, documente dicha evaluación en el Formato Informe de Evaluación de oferta(s) recibida(s), y remita la evaluación al(los) oferente(s) por escrito, vía correo electrónico o vía fax.U-FT-12.002.039 - Informe de evaluación de propuesta(s)recibida(s) invitación directa a presentar oferta para orden contractual.

  • 5. Verifique la creación del auxiliar (contratista, proveedor) en el sistema de gestión financiera QUIPU con la Unidad Administrativa. En caso de no estar creado solicitar la creación a través de la página de la gerencia http://gerencia.unal.edu.co/index.php?id=212

  • 6. Solicite la presentación de los documentos requeridos al oferente seleccionado, según aplique en cada caso, diligencie el Formato Solicitud de orden contractual, y preséntelo junto con el CDP y los documentos del contratista ante el área de contratación correspondiente con mínimo días hábiles previos al trámite. U-FT-12.002.002 - Solicitud de orden contractual.

 

ÓRDENES MÍNIMAS
Son aquellas con cuantía hasta de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

->Requisitos.
->Documentos requeridos persona natural.
->Documentos requeridos persona jurídica.

ÓRDENES MENORES
Son aquellas con cuantía hasta de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

->Requisitos.
->Documentos requeridos persona natural.
->Documentos requeridos persona jurídica.

ÓRDENES SUPERIORES
Son aquellas con cuantía superior a superior a ciento sesenta (160) y hasta ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

->Requisitos.
->Documentos requeridos persona natural.
->Documentos requeridos persona jurídica.

CONTRATOS
Son aquellos con cuantía superior a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los de cuantía indeterminada y los que por su naturaleza requieren tramitarse conforme a lo establecido en el capítulo VI del Manual de convenios y contratos.

ANEXOS
Resolución 1551 de 2014: Por medio de la cual se adopta el Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia:
http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=73989

Circular 011 de 2016: Directrices financieras y administrativas para la adquisición, suministro y servicios relacionados con publicaciones de material bibliográfico e impresos
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/docs/normativa/normativa_interna/circulares/Circular_011_GNFA_2016_material_impreso.pdf
Circular 012 de 2015: Contratación para el suministro de alimentos y bebidas
http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/docs/normativa/normativa_interna/circulares/Circular_GNFA_12_Suministro_Alimentos.pdf


a. Nombre del solicitante y del destinatario de la transferencia.
b. Solicitud.
c. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
d. Cotización de la dependencia prestadora del bien o servicio. Este requisito aplica sólo para las autorizaciones de transferencias internas con contraprestación.

 

Por favor antes de diligenciar la solicitud de Avance tenga en cuenta las siguientes definiciones y proceda de acuerdo a cada caso.

Apoyo económico: Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

Auxilio de Viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación

Auxilio o gasto de marcha: Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario.

Avance: Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios.

Gastos de transporte y estadía: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.

Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios: Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución.

Viáticos y gastos de viaje: Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento.

  • El solicitante debe revisar en el Sistema Financiero QUIPU, el estado de ejecución presupuestal del proyecto para determinar si existen recursos disponibles para elaboración del AVANCE, (enviar solicitud por correo electrónico a uniadm_febog@unal.edu.co o comuníquese con la Ext.17088).
  • Verificar que el docente o administrativo que recibirá el avance no tenga pendiente por legalizar ante Tesorería más de tres avances.
  • Se podrán conceder avances a nombre de un empleado docente o administrativo para sufragar gastos de alojamiento, alimentación y transporte de: a) Miembros de los cuerpos colegiados a nivel de facultad, sede y nacional, b) Evaluadores externos, c) Personal no vinculado a la carrera profesoral universitaria que realizan actividades académicas en las modalidades de profesores visitantes, especiales, y temporales ad-honorem que deban desplazarse para desarrollar actividades a ellos asignadas, en un lugar distinto a su domicilio, d) Profesores visitantes de otras universidades o instituciones de investigación o de educación superior nacionales o extranjeras de reconocido prestigio, o personalidades que en razón de su especial prestancia intelectual, profesional, cultural, académica, científica, política, empresarial, comercial, social, deportiva o artística, han sido invitados por la Universidad a participar en actividades de investigación, formación o extensión, e) Estudiantes a quienes se les otorgue auxilio o gasto de marcha para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, f) Becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares y estudiantes vinculados a proyectos de investigación, g) Representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y h) Estudiantes que por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en un lugar distinto de la sede de vinculación del estudiante.
  • Los viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha o auxilio de viaje autorizados para viajes al exterior se liquidarán y pagarán con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se registre presupuestalmente el gasto, lo cual deberá quedar indicado en la resolución de ordenación del gasto. En todo caso, el valor a pagar no podrá superar el valor del registro presupuestal.
  • Diligenciar el formato: solicitud de autorización para comisión y certificado de disponibilidad presupuestal de avances personal de planta y el formato Autorización de descuento por avance no legalizado. Necesario ser presentado con las firmas del Director del proyecto

http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/ADS_4_Solicitud_disponibilidad_pptal_gastos_pnal_planta_V2.xlsx.
Adjuntar fotocopia de la cédula del docente o administrativo y soportes requeridos según sea el caso.

 

  • El solicitante debe revisar en el Sistema Financiero QUIPU, el estado de ejecución presupuestal del proyecto para determinar si existen recursos disponibles para elaboración del AVANCE, (enviar solicitud por correo electrónico a uniadm_febog@unal.edu.co o comuníquese con la Ext.17088).
  • Verificar que la Orden Contractual contenga la cláusula de gastos de transporte y estadía para poder otorgar el avance.
  • Verificar que el contratista no tenga avances pendientes por legalizar ante la Tesorería de la Facultad.
  • Verificar que en la orden contractual exista un valor pendiente por pagar suficiente para respaldar la no legalización del avance en el caso de incumplimiento del contratista.
  • Diligenciar el formato “solicitud de autorización y disponibilidad presupuestal para gastos de estadía contratistas. Necesario ser presentado con las firmas del Director del proyecto. http://gerencia.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/ADS_4_solicitud_disponibilidad_presupuestal_gastos_contratistas_V1.xlsx
  • Adjuntar fotocopia de la cédula del contratista y soportes requeridos según sea el caso.

ANEXOS:

  • Circular de la Gerencia Nacional y Financiera para la vigencia y/o Escala de Viáticos Año Vigente. Este documento lo expide anualmente el Departamento Administrativo de la Función Pública.  Al inicio del año vigente puede solicitar una copia en la Unidad Administrativa de la Facultad de Enfermería, para que la tenga presente cada vez que va a realizar una solicitud de avance para cubrir los viáticos y gastos de viaje (personal de planta y Contratistas).
  • Resolución de Rectoría N° 1566 de 2009 Por la cual se deroga la resolución No. 079 del 28 de enero de 2009, se establecen disposiciones aplicables en materia de viáticos y gastos de viaje, auxilio de viaje, auxilio o gasto de marcha, gastos de transporte y estadía, apoyos económicos y gastos por concepto de adquisición de bienes y servicios, avances y legalizaciones en la Universidad Nacional de Colombia"

https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjK9PPs_PfMAhWIeCYKHY4SD2QQFggaMAA&url=http%3A%2F%2Fwww.legal.unal.edu.co%2Fsisjurun%2Fnormas%2FNorma1.jsp%3Fi%3D36370&usg=AFQjCNHWzm65kRWU3HSiwjTvmUBesuDzmw

  • Resolución de Rectoría N° 407 de 2004 Por la cual se establecen parámetros sobre austeridad y eficiencia en el gasto
 https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjo4_eqgfjMAhUD7yYKHW_LALIQFggbMAA&url=http%3A%2F%2Fwww.legal.unal.edu.co%2Fsisjurun%2Fnormas%2FNorma1.jsp%3Fi%3D40264&usg=AFQjCNEMdPkHZYsG1piHg-jsXErzlNI1_A



 

 

 


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